Sitzungsprotokoll: Dabei sein statt mitschreiben
Sitzungsprotokoll, strukturiert und nDSG-konform, aus der gesprochenen Sitzung
xander verwandelt die gesprochene Sitzung in ein strukturiertes, nDSG-konformes Protokoll.
Wer protokolliert, verpasst die Diskussion
Sitzungsprotokolle verursachen spürbaren Aufwand, häufig ausserhalb der Arbeitszeiten, werden oft gar nicht oder nur lückenhaft erstellt. Wer protokolliert, verpasst die Diskussion und wer diskutiert, protokolliert nicht. Bei sensiblen Inhalten stellt sich zusätzlich die Datenschutzfrage.
- In gängige Kommunikationsplattformen integrierte Transkription hat häufig Probleme mit Schweizerdeutsch oder mehrsprachigen Meetings.
- Protokolle entstehen Tage nach der Sitzung, Details gehen verloren.
- Wer protokolliert, ist von der Diskussion ausgeschlossen.
- US-Cloud-Dienste werfen Datenschutzfragen auf (nDSG, Geschäftsgeheimnisse).
- Teilnehmer erinnern sich anders an die geführte Diskussion, je länger der Versand des Sitzungsprotokolls dauert
- Ergebnis: fehlende Nachvollziehbarkeit, unklare Beschlüsse, Compliance-Risiken.
Für wen ist xander gedacht?
Praktisch für alle wiederkehrenden Meetings, Calls und Sitzungen, zum Beispiel:
Wöchentliche Teamsitzung
Rollierendes Protokoll mit News, Statusaktualisierungen, erledigten Aufgaben, neuen Tasks, Terminen und Fälligkeiten.
Verkauf
Professionelle Gesprächszusammenfassung mit Ausgangslage, Zielstellung, Angebot und offenen Punkten nach Review sofort versandfertig für den Kunden.
Verwaltungsratssitzung
Alles zu Strategie, Finanzen, Risiken, Führungspersonal und Beschlüssen.
Projektsitzungen
Rollierendes Protokoll mit allen Aktualisierungen zu Status, Budget, Zeitplan, Aufgaben und Terminen.
Den Charakter und die Struktur Ihres Sitzungsprotokolls geben Sie vor. xander hält sich an die Vorgaben und legt Ihnen ein Review-fähiges Protokoll direkt nach der Sitzung vor.
So funktioniert es
Aufnehmen
Die Sitzung wird aufgezeichnet, vor Ort oder remote. xander verarbeitet das Audio direkt aus der Aufnahme.
Transkribieren und strukturieren
xander transkribiert die Sitzung und erzeugt ein strukturiertes Protokoll mit Traktanden, Beschlüssen und Verantwortlichkeiten.
Prüfen und freigeben
Das Protokoll wird zur Prüfung vorgelegt. Korrekturen können direkt im System vorgenommen werden, bevor das Protokoll verteilt wird.
Verteilen
Das Protokoll wird in professionellem Layout an die Beteiligten verteilt. Professionalität steht bei Layout und natürlich Inhalt im Vordergrund.
Beispiel gefällig?
Vereinbaren Sie einen Termin mit uns, dann erhalten Sie ein Beispiel, bei dem Sie dabei waren. Das gibt Ihnen mehr als nur ein Gefühl für das Potenzial.
Integration und Compliance: Eingebaut, nicht nachgerüstet
xander erfüllt die Anforderungen des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG), bietet transparente Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und integriert sich in Ihr bestehendes ERP-System ohne Systemwechsel oder Neubau.
- Datenverarbeitung ausschliesslich in der Schweiz
- nDSG-konforme Auftragsverarbeitung
- Transparente AVV-Verträge
- Zero-Data-Retention
- Betrieb 7x24h durch Multi-Provider-Architektur
Häufige Fragen
Ersetzt xander unsere bestehenden Werkzeuge?
Nein. xander ergänzt den Ablauf und lässt sich in bestehende Systeme integrieren. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Funktioniert es auch mit Remote-Sitzungen (Zoom, Teams)?
Ja. xander verarbeitet das Audio aus Präsenz- wie aus Remote-Sitzungen. Die konkrete Anbindung wird im Rahmen der Validierung getestet.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Schweizerdeutsch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Englisch und viele weitere europäische Sprachen, auch bei gemischtsprachigen Sitzungen.
Eignet sich xander auch für vertrauliche Sitzungen (Verwaltungsrat, HR)?
Ja. Weil alle Daten ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren verarbeitet werden und xander keine Daten über die reine Verarbeitung hinaus speichert eignet sich xander auch für vertrauliche Geschäftsinhalte, Verwaltungsratssitzungen oder HR-Themen (anders als Dienste aus der US-Cloud).
Wird das Protokoll automatisch verteilt?
Nein. Das Protokoll wird zur Prüfung vorgelegt; Korrekturen sind vor der Freigabe möglich. Erst nach der Freigabe durch eine verantwortliche Person wird es verteilt.
Woher kennt xander unseren Meeting-Ablauf und unsere Protokoll-Struktur?
Das wird im Rahmen der Projektvalidierung gemeinsam abgestimmt. xander folgt Ihren Vorgaben und damit auch Ihrer Struktur. Sollten sich Ihre Anforderungen ändern, passt sich xander an.
nDSG-konformes Sitzungsprotokoll erleben
Wir zeigen Ihnen, wie aus einer gesprochenen Sitzung ein strukturiertes, freigabebereites Protokoll entsteht.